由于傳統檔案管理方式有諸多弊端，為了推進檔案管理設備的升級，在傳統密集架基礎上，檔案室密集架品牌廠家綜合科技運用，研發智能電動檔案密集架，并使其得以在檔案儲備和管理上得以運用。智能電動檔案密集架參考了國內外密集架設計思路，是檔案室密集架品牌廠家結合我國情況自主開發的一種新型檔案儲存設備，從各方面克服了傳統檔案柜的缺點，輕松實現智能檔案管理，讓用戶感受從“紙間”到“指尖”的智慧。
一、傳統檔案管理存在的問題
（一）檔案管理成本較高
各企事單位紙質文檔較多，在利用智能電動檔案密集架之前，傳統式管理檔案的架子或文檔柜子占據房間內的室內空間比率大且存儲量小，此外，用傳統管理檔案方式需要不斷加大硬件設施來保證檔案存儲的空間，管理成本較高。
（傳統文件柜）
（二）檔案管理效率低下
在利用智能電動檔案密集架之前，傳統的檔案管理方式存在諸多弊端，檔案管理流程枯燥繁瑣，單純依靠人工來來進行檔案的上下架、出入庫和盤點等流程，無法進行一體化的檔案管理工作，檔案管理人員工作時間長且工作效率低下。
（三）檔案安全系數低下
在利用智能電動檔案密集架之前，一方面，傳統的檔案存放柜不具備防盜和報警功能，檔案室遭盜竊、入侵的情況時有發生，單憑人工來處理檔案工作，在工作交接的過程中也極易出現檔案丟失的情況；另一方面，紙質檔案在存放的過程中易產生酸性氣體，難以保障檔案管理工作人員的健康，此外，傳統檔案管理方式還容易出現管理人員在工作中被架體夾傷的情況。
（四）檔案保存時限短
在利用智能電動檔案密集架之前，存放環境的適宜與否對檔案的保存時限具有重要影響，而傳統的檔案管理方式無法對存放環境進行控制。由于不具備適宜的溫濕度環境，且紙張存放時間過長所揮發的酸性氣體會使檔案出現腐蝕、褪色的情況，檔案保存時限短。
二、智能檔案管理----智能電動檔案密集架不可替代的先進性
當前各企事業單位的檔案儲存壓力不斷增加，傳統檔案管理方式亟需升級。檔案室密集架品牌廠家在智能電動檔案密集架基礎上的智能檔案管理方式，具備環控安防一體化功能，使檔案管理流程更安全、更高效，相比較于傳統的管理方式，具有不可替代的先進性。
（一）延長檔案保存時限
智能電動檔案密集架可以有效檢測環境溫濕度，為檔案的儲存提供適宜的環境，此外，智能電動檔案密集架具備開架通風功能，最大程度消散紙張揮發的酸性氣體，延長檔案保存時限，尤其對于珍貴文物的保管，極大程度延長文物壽命。據資料顯示，在智能檔案管理環境下，檔案存放年限可達三十年以上，甚至可以達到五十年。
（二）智能電動檔案密集架-提高管理效率
智能電動檔案密集架基礎上的智能檔案管理系統可以減少不必要的人力物力，實現一站式的全生命周期服務：整理、上下架、通風、調閱、盤點等流程，配合RFID射頻技術，可以實現每秒鐘千萬次的盤點，使檔案管理人員減少處理瑣事時間，極大程度提高工作效率。
（三）智能電動檔案密集架-提高檔案管理安全性
一方面，基于大數據和物聯網技術，智能電動檔案密集架可實現檔案使用痕跡可追溯、可查詢，同時，智能檔案管理系統擁有多種認證方式登錄，如人臉識別、指紋解鎖、賬號密碼等等，配合監控系統，檔案安全性和保密性得以提高；另一方面，智能密集架的通風功能搭配一體化環控設備，可以消散酸性氣體，保障檔案工作人員的安全，架體內設全天候紅外檢測保護、視頻監控、門禁管理等檔案保護系統，通道有人便會進行提醒，防止工作人員被機器夾傷的情況。
（四）智能電動檔案密集架-提高檔案的利用率
智能電動檔案密集架擁有強大的信息系統，可輕松實現多格式檔案數字化，檔案的使用更加便捷安全，且利用率更高。對于歷史久遠的檔案而言，數字化處理無疑是對檔案原件更好的保護，也可以杜絕檔案遭到篡改的行為。
“檔案安全無小事”，檔案的重要性和不可替代性需要各行各業樹立檔案安全意識、強化安全建設。以智能電動檔案密集架為中心的智能檔案管理已經成為當今檔案管理的一大趨勢，密集架廠家努力為檔案管理的智能化提供可復制、可推廣的“標桿經驗”，從“數據”到“智慧”，從“紙間”到“指尖”，為檔案管理實現標準化、專業化做出貢獻。
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